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| | ==Datenübernahme (von 2000 nach V4)== | | ==Datenübernahme (von 2000 nach V4)== |
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| | + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Was ist die Datenübernahme?|Was ist die Datenübernahme?]] |
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| − | ===Was ist die Datenübernahme?===
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Wann ist die Datenübernahme der Friedhofs-Daten sinnvoll? Welchen Vorteil habe ich?|Wann ist die Datenübernahme der Friedhofs-Daten sinnvoll? Welchen Vorteil habe ich?]] |
| − | Unter der Datenübernahme ist der Import der Friedhofs-Daten aus dem alten Friedhofsprogramm 2000 ins neue V4-System gemeint. Im Zuge der Übernahme werden die Stammdaten (Gebühren, grablagen, Gräber etc.) automatisch angelegt sowie Nutzungsberechtigte, Verstorbene und (offene) Rechnungen (Begräbnis & Vorschreibungen) in den neuen Friedhof V4 übernommen.
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| − | Im Gegensatz zur Übernahme der Daten aus Kartei/Matriken erfolgt die Übernahme durch den Benutzer selbst, d.h. der Anwender/die Anwenderin führt den Import im neuen Friedhofsprogramm V4 selbst durch. Dies deswegen, weil der Import-Vorgang zum Teil sehr interaktiv ist; beispielsweise muss man im Zuge der Übernahme Gebührenarten mit einem entsprechenden Konto in der Buchhaltung verknüpfen oder nicht gefundene Nutzungsberechtigte neu angelegen lassen.
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Wie lange dauert die Datenbereinigung und die Datenübernahme?|Wie lange dauert die Datenbereinigung und die Datenübernahme?]] |
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| − | Voraussetzung für die Übernahme ist, dass zuvor eine Datenbereinigung im alten Friedhof durchgeführt wird. Für diese Bereinigung sowie für die anschließende Übernahme gibt es eine genaue Anleitung, die in den Benachrichtigungs-eMails (nach der Schulung) mitgeschickt wird und von '''''hier''''' nochmals downgeloaded werden kann.
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Was ist, wenn die Datenübernahme nicht funktioniert?|Was ist, wenn die Datenübernahme nicht funktioniert?]] |
| − | Die Daten-Übernahme ist 5-teilig und beinhaltet die folgenden Teil-Schritte:
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| − | * Import der Stammdaten (z.B. Gebührenarten)
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| − | * Import der Nutzungsberechtigten
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| − | * Import der Gräber
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| − | * Import der Verstorbenen
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| − | * Import der Gebühren
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| − | ===Wann ist die Datenübernahme der Friedhofs-Daten sinnvoll? Welchen Vorteil habe ich?===
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| − | Eine Datenübernahme der Friedhofs-Daten zahlt sich dann aus, wenn die Bereinigung der alten Daten ohne größeren Probleme durchgeführt werden kann und der Benutzer/die Benutzerin auch das notwendige Personen-Wissen zur Kontrolle von Nutzungsberechtigten- und Verstorbenen-Daten hat. Findet das Programm beispielsweise zu einem Nutzungsberechtigten keine oder gleich mehrere Personen in der Kartei, so muss letztendlich der Anwender entscheiden. Der Erfolg der Datenübernahme hängt entscheidend davon ab, wie sorgfältig die Datenbereingiung im alten Friedhof durchgeführt wird (werden kann).
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| − | Durch die Datenübernahme erspart man sich größtenteils das manuelle Anlegen der Stammdaten (Gebührenarten, Grablagen, Gräber) sowie der Nutzungsberechtigten, Verstorbenen und offener Rechnungen. Es fallen - je nach Sorgfältigkeit der Datenbereinigung - nachträglich nur mehr geringfügige Korrekturen an, z.B. Vervollständigung von nichtbenutzten Grablagen oder manuelle Nacherfassung von Rechnungen. Genauere Informationen sind in der Anleitung (bei Frage 1.1) enthalten.
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| − | ===Wie lange dauert die Datenbereinigung und die Datenübernahme?===
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| − | Für die Dauer der Bereinigung und der Übernahme gibt es noch keine sicheren Erfahrungswerte; eine wesentliche Rolle spielt sicherlich die Anzahl der Gräber N. Wir schätzen den Gesamtaufwand S [in h] derzeit auf
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| − | S = 5 + N*5 / 200,<br> d.h. dass zu einem fixen Aufwand von 5 h noch weitere 5 h pro 200 Gräber dazukommen. Hat Ihr Friedhof beispielsweise 500 Gräber, dann rechnen Sie bitte mit einem (einmaligen) Umstellungsaufwand von mind. 17,5 h (S = 5 + 500 * 5 / 200). Bitte notieren Sie jedenfalls ihre Zeit und teilen Sie uns ihre Werte mit, damit wir unsere o.a. Schätzung gegebenenfalls korrigieren können.
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| − | ===Was ist, wenn die Datenübernahme nicht funktioniert?===
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| − | Es ist unser Ziel, dass mit dem Programm 90% der Friedhöfe datenmäßig in das neue Friedhofs-Programm übernommen werden können. Jedoch müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Friedhof nicht übernommen werden kann, wenn ihre Daten (Gräber, Nutzungsberechtigte, Vorschreibungsinformationen etc.) überwiegend unvollständig, falsch formtiert sind oder von einem Durchschnitts-Friedhof (z.B. ausgefallenes Grabnummern-Schema, Gebührenarten etc.) stark abweichen. Das Übernahme-Programm toleriert verhältnismäßig viele Abweichungen, aber aus Kosten- und Zeitgründen kann keine 100%ige Übernahme-Sicherheit garantiert werden. Das ist auch der Hinweis, der in Kurzform in jedem auszufüllenden Datenblatt für das Pfarrpaket V4 angeführt ist.
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| − | Muss die Übernahme aus welchen Gründen auch immer abgebrochen werden, so kann die Ursache des Abbruchs in der entsprechenden Protokoll-Datei nachgelesen werden. Sie sollten daher prüfen, in wie weit Sie vorhandene Datenfehler im alten Friedhof (unter Access) selbst beheben können und den Teil-Import wiederholen können.
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| − | Wenn die Übernahme jedoch nicht möglich ist oder nicht fortgesetzt werden kann, so müssen Sie die Daten manuell eingeben bzw. ergänzen. Haben Sie jedoch den Verdacht oder einen sicheren Hinweis, dass es einen Fehler im Übernahme-Programm gibt, so teilen Sie uns diesen unter Angabe der genauen Umstände bitte mit. Wir werden uns dann um die baldige Behebung bemühen und Sie können dann den Teil-Import der Daten wiederholen.
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| − | ===Was muss ich bei der Bekanntgabe des Grabnummern-Schemas beachten?===
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| − | Beim Friedhof geben Sie uns bitte den Namen (Bezeichnung) und die Gliederung (Aufbau) der Grabnummer zusammen mit einem Beispiel bekannt;<br>
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| − | für die jeweiligen Teilbezeichnungen muss die Feldlänge (=maximale Anzahl der Zeichen pro Teil) in Klammer dazugeschrieben werden. Falls Sie ein '''Leerzeichen''' als Auffüllzeichen (vorne) statt führender "0" benötigen, dann geben Sie bitte nach der Feldlänge den Hinweis "LZ", getrennt mit Komma an. zB:<br>
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| − | a) Name: "Friedhof Musterhausen",<br>
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| − | b) Aufbau Grabnummer: Sektor(3,LZ)-Reihe(3)-Nummer(5) z.B. " AF-001-00001"
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| − | Die drei Teile "Sektor", "Reihe" und "Nummer" sind keine zwingende Vorgabe und dienen nur als Demo-Beispiel. Sie können eine beliebige Bezeichnung wählen, ebenso wie das Trennzeichen, im Bsp. "-", Des weiteren ist der Typ - numerisch oder Text - frei wählbar, wobei wir wiederum den Text-Datentyp ("alphanumerisch") empfehlen, da hier auch Buchstaben A-Z möglich sind. Wenn Sie keinen Text-Datentyp haben wollen, dann geben Sie nach der Angabe der Feldlänge ein kleines "n" dazu, was numerisch bedeutet, z.B. 4-stellige numerische Zahl wird mit "(4n)" angegeben.
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| − | Hinweis: Führende "Leerzeichen" (LZ) sind nur beim Text-Datentyp möglich.
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| − | Ein anderes gültiges Demo-Beispiel wäre demnach<br>
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| − | Name: "Friedhof Beispielhofen"<br>
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| − | Aufbau Grabnummer: Quadrant(2,LZ),Gang(3n),Grab(4,LZ) z.B. "IV,001, A10"
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| − | Auch ist es möglich, einen optionalen (nicht zwingenden) Teil - in eckigen Klammern [ ] anzugeben - , der sich für Zusätze, z.B "DG" oder "ab" eigenen könnte. Die Berücksichtigung eines optionalen Teils erfordert jedoch - '''bei einer Datenübernahme''' - eine manuelle Nachkorrektur der Gräber-Nummern im Friedhofsprogramm V4 (siehe dazu das Beispiel weiter unten).<br>
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| − | Wir empfehlen daher, auf den optionalen Teil - wenn möglich - zu verzichten und für die Übernahme eventuell gleich auf ein neues Nummern-System umzusteigen.
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| − | '''Unsere Empfehlungen (Standard-Schemata):'''<br>
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| − | '''ohne optionalen Teil: Sektor(3)-Reihe(3)-Nummer(5) z.B. "001-001-00001"'''<br>
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| − | '''mit optionalen Teil: Sektor(3)-Reihe(3)-Nummer(5)[/Zusatz(2)] z.B. "001-001-00001/DG"'''<br>
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| − | Wichtig:<br>
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| − | Die 2 Standard-Schemata sind mögliche Beispiele, die Sie für Ihren Friedhof gegebenenfalls anpassen müssen. Sie können im Zuge einer Datenübernahme auch von einem 3-teiligen auf ein kürzeres Schema (zweiteilig, einteilig) umsteigen, wenn Sie im alten Friedhof einzelne Teile, z.B. Sektor, nicht verwendet haben. Da das GrabNr-Schema nach Anlage des ersten Grabes prinzipiell nicht mehr geändert werden kann, sollte das Grabnummern-Schema gut überlegt sein.<br>
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| − | Hinweis bezüglich des optionalen Teils:<br>
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| − | Um später eine übersichtliche Sortierung der Grabnummern zu gewährleisten, empfehlen wir alle Zusätze (Doppelnummern, Kleinbuchstaben, Grabtypen etc.) in diesem Teil vorzusehen und nicht in der Grabnummer selbst.<br>
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| − | Die Zusätze müssen Sie nach einer Datenübernahme manuell in den optionalen (4-ten) Nummern-Teil "verschieben", da aus dem alten Friedhof nur ein 3-teiliges Nummernschema importiert werden kann. GrabNr-Teile, wo zwischenzeitlich die Zusätze von der alten Friedhofsnummer gespeichert werden, müssen mind. 4-stellig (oder länger) sein! dazu ein Bsp:<br>
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| − | zu übernehmende Grab-Nummer: "001-001-0027a"<br>
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| − | automat. übernommene Nummer: "001-001-0027a"<br>
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| − | manuelle Korrektur im Friedhof V4 "001-001-00027/a "
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| − | ===Ich verwende im alten Friedhof ein freies GrabNr-Schema (ich verwende kein 3-teiliges Schema "Sektor-Reihe-GrabNr"). Was muss ich beachten, wenn ich eine Datenübernahme durchführe?===
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| − | Wenn Sie ein freies GrabNr-Schema verwenden (vgl. Bildausschnitte aus Einstellungen bzw. aus Grab-Detailansicht), müssen Sie uns dies zusammen mit der Bekanntgabe des GrabNr-Schemas im email mitteilen. (Ein vorhandener Fehler im Übernahme-Programm wurde in der Version 2.101 behoben)
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| − | Wenn Sie ein mehrteiliges freies GrabNr-Schema verwenden, so müssen die Trennzeichen zwischen den einzelnen GrabNr-Teilen gleich sein und mit dem ersten hinterlegten Trennzeichen des neuens GrabNr-Schemas (vom neuem Friedhof), das Ihr Pfarrpakets-Team für Sie angelegt hat, übereinstimmen. Ihre alte Grab-Nr wird anhand dieses Trennzeichens aufgeteilt und den Teilen der neuen Grab-Nr zugeordnet. Auch ev. Zusätze (Doppelnummern etc.) müssen durch das gleiche Trennzeichen vom Rest der GrabNr getrennt sein.
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| − | Beispiel:
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| − | neues GrabNrSchema: Sektor(1)/GrabNr(5, LZ)/[Zusatz(3)] LZ = Leerzeichen als Auffüllzeichen übernommen werden beispielsweise folgende Varianten:
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| − | * "N/124" oder "N / 124". Übernommene Nr: "N/ 124"
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| − | * "N/124/125" oder "N / 124 / 125". Übernommene Nr: "N/ 124/125"
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| − | * "1 / 125a".Übernommene Nr: "1/ 125a"
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| − | <br>
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| − | '''nicht''' übernommen werden beispielsweise folgende Varianten:
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| − | * "N-124" oder "N - 124". '''Grund''': hier ist das Trennzeichen falsch
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| − | * "N-124/125" oder "N - 124 / 125". '''Grund''': falsches erstes Trennzeichen.
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| − | * "N/124-125". '''Grund''': falsches zweites Trennzeichen.
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| | + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Was muss ich bei der Bekanntgabe des Grabnummern-Schemas beachten?| Was muss ich bei der Bekanntgabe des Grabnummern-Schemas beachten?]] |
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| | + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Ich verwende im alten Friedhof ein freies GrabNr-Schema (ich verwende kein 3-teiliges Schema "Sektor-Reihe-GrabNr"). Was muss ich bei der Datenübernahme beachten? | Ich verwende im alten Friedhof ein freies GrabNr-Schema (ich verwende kein 3-teiliges Schema "Sektor-Reihe-GrabNr"). Was muss ich bei der Datenübernahme beachten?]] |
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| | ==Nutzungsberechtigte(r) (NB)== | | ==Nutzungsberechtigte(r) (NB)== |
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| | + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Warum fragt das Programm nach der Zuweisung eines NB bezüglich der Nutzungsgebühr nach (Gültig-von-Datum)?|Warum fragt das Programm nach der Zuweisung eines NB bezüglich der Nutzungsgebühr nach (Gültig-von-Datum)?]] |
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| − | ===Warum fragt das Programm nach der Zuweisung eines NB bezüglich der Nutzungsgebühr nach (Gültig-von-Datum)?===
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Wie kann ich einen falschen Nutzungsberechtigten (GebDatum 1.1.1900) gegen die echte Person tauschen?|Wie kann ich einen falschen Nutzungsberechtigten (GebDatum 1.1.1900) gegen die echte Person tauschen?]] |
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| − | Wenn Sie dem Grab einen NB zuweisen, dann wird Ihnen die folgende Frage gestellt: "Soll bei allen zugeordneten wiederkehrenden Gebühren dieses Grabes das Gültig-von-Datum auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt werden?"
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| − | Das "Gültig-von"-Datum für Wiederkehrende Gebühren kann auf zwei Ebenen konfiguriert werden:
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| − | * generell: bei den Gebührenarten (Stammdaten)
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| − | * individuell: im Reiter "Gebühren" in der Grab-Detailansicht
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| − | Dabei gilt, dass beim Grab hinterlegte Einstellungen immer die allgemeinen Einstellungen übersteuern. Wenn daher beim Grab bei der wiederkehrenden Gebührenart (z.B. Nutzungsgebühr) kein Beginn-Datum hinterlegt wird und das allgemeine "Gültig-von"-Datum der Nutzungsgebühr z.B. "1.1.2000" wäre, würde die Nutzungsgebühr bei der nächsten Vorschreibung für die Vergangenheit vorgeschrieben werden. Um eine rückwirkende Vorschreibung zuzulassen bzw. zu verhindern, können Sie mit "NEIN" (Datum wird nicht gesetzt) bzw. "JA" (Datum wird gesetzt) antworten.
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| − | Achtung: Bei einem Wechsel eines Nutzungsberechtigten darf die neue Vorschreibung nicht bei der letzten Zahlung (Gültig-bis-Datum) anschließen, sondern es wird frühestens mit dem Tag der Grabübernahme die neue Gebühr vorgeschrieben, deshalb sollten Sie mit "JA" antworten.
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| − | Abweichungen davon können im Nachhinein immer noch bei der Vorschreibungszeile vom Benutzer geändert werden.
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| − | ===Wie kann ich einen falschen Nutzungsberechtigten (GebDatum 1.1.1900) gegen die echte Person tauschen?===
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| − | Personen mit Geb.-Datum 1.1.1900 und Kennzeichen "Friedhof nutzungsberechtigt" sind Nutzungsberechtigte, die aus Eigeninteresse vom Friedhof aus angelegt wurden. Sofern es zu diesen Personen auch echte Personen in der Kartei (mit gültigem Geb.-Datum oder gültiger Taufmatriken-Nr) gibt, so handelt es sich dann im ersten Fall (1.1.1900) um eine Duplette, die gegen die echte Person zu tauschen und löschen ist.
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Warum ist die Kontoverbindung bei einem Nutzungsberechtigten falsch?|Warum ist die Kontoverbindung bei einem Nutzungsberechtigten falsch?]] |
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| − | Bei Personen, die ihren Wohnsitz in einer anderen Diözese oder im Ausland haben, ist es unwahrscheinlich, dass diese in der Diözesanen Datei bereits erfasst sind, weshalb hier kein Tausch oder kein Löschen notwendig ist. Für die Bereinigung von Dupletten verwenden Sie bitte diese [http://www.dioezese-linz.at/dfk/pfarrverwaltung/edv/download/Anleitung%20zum%20Austausch%20von%20Nutzungsberechtigten.pdf | Anleitung].
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| | ==Drucken== | | ==Drucken== |
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| − | ===Warum werden auf der Grabkarte soviele nicht benötigte Gebühren angedruckt?===
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Warum werden auf der Grabkarte soviele nicht benötigte Gebühren angedruckt?| Warum werden auf der Grabkarte soviele nicht benötigte Gebühren angedruckt?]] |
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| | + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Wie kann ich Gebühren vergangener Nutzungsberechtigten auf der Grabkarte ausblenden?| Wie kann ich Gebühren vergangener Nutzungsberechtigten auf der Grabkarte ausblenden?]] |
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| | ==Begräbnisrechnung== | | ==Begräbnisrechnung== |
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| − | ===Warum ist der Betrag der Nutzungsgebühr in einer Begräbnisrechnung unter Umständen etwas höher als erwartet?===
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Warum ist der Betrag der Nutzungsgebühr in einer Begräbnisrechnung unter Umständen etwas höher als erwartet?| Warum ist der Betrag der Nutzungsgebühr in einer Begräbnisrechnung unter Umständen etwas höher als erwartet?]] |
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| | + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Warum wird das "Gültig-von"-Datum bei der Nutzungsgebühr in einer Begräbnisrechnungen ignoriert?|Warum wird das "Gültig-von"-Datum bei der Nutzungsgebühr in einer Begräbnisrechnungen ignoriert?]] |
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| − | ===Warum wird das "GültigVon"-Datum bei der Nutzungsgebühr in einer Begräbnisrechnungen ignoriert?===
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Warum funktioniert der Ausdruck mit der Variante "Rechnung ohne Zahlschein" nicht?|Warum funktioniert der Ausdruck mit der Variante "Rechnung ohne Zahlschein" nicht?]] |
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| | + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Der Andruck des Zahlscheines ist fehlerhaft, was kann ich tun? | Der Andruck des Zahlscheines ist fehlerhaft, was kann ich tun?]] |
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| − | ===Warum funktioniert der Ausdruck mit der Variante "Rechnung ohne Zahlschein" nicht?===
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Wie kann eine Begräbnisrechnung ohne Grab ausgestellt werden?|Wie kann eine Begräbnisrechnung ohne Grab ausgestellt werden?]] |
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| | + | ==Gebührenvorschreibung== |
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| − | ===Der Andruck des Zahlscheines ist fehlerhaft, was kann ich tun?===
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Was kann ich tun, wenn das berechnete Vorschreibungs-Intervall (von-bis) falsch ist?|Was kann ich tun, wenn das berechnete Vorschreibungs-Intervall (von-bis) falsch ist?]] |
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| − | ==Gebührenvorschreibung==
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| − | ===Was kann ich tun, wenn das berechnete Vorschreibungs-Intervall (von-bis) falsch ist?===
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Wie kann eine Rechnung in Raten bezahlt werden? |Wie kann eine Rechnung in Raten bezahlt werden?]] |
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| | + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Warum wird die Fakturenbemerkung auf der zweiten Seite angedruckt? | Warum wird die Fakturenbemerkung auf der zweiten Seite angedruckt?]] <sup>11.01.2016</sup> |
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| | + | ==Verwendung von SEPA-Lastschrift (Abbucher)== |
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| | + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Wie kann ich im Friedhof SEPA-Lastschriften verwenden?| Wie kann ich im Friedhof SEPA-Lastschriften verwenden?]] |
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| | ==Buchhaltung== | | ==Buchhaltung== |
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| − | ===Wie werden uneinbringliche Forderungen verbucht?===
| + | [[Fragen_und_Antworten_zu_Friedhof Wie werden uneinbringliche Forderungen verbucht?|Wie werden uneinbringliche Forderungen verbucht?]] |
