Fragen und Antworten zu Friedhof

Datenübernahme (von 2000 nach V4)

Was ist die Datenübernahme?

Wann ist die Datenübernahme der Friedhofs-Daten sinnvoll? Welchen Vorteil habe ich?

Wie lange dauert die Datenbereinigung und die Datenübernahme?

Was ist, wenn die Datenübernahme nicht funktioniert?

Was muss ich bei der Bekanntgabe des Grabnummern-Schemas beachten?

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Ich verwende im alten Friedhof ein freies GrabNr-Schema (ich verwende kein 3-teiliges Schema "Sektor-Reihe-GrabNr"). Was muss ich beachten, wenn ich eine Datenübernahme durchführe?

Wenn Sie ein freies GrabNr-Schema verwenden (vgl. Bildausschnitte aus Einstellungen bzw. aus Grab-Detailansicht), müssen Sie uns dies zusammen mit der Bekanntgabe des GrabNr-Schemas im email mitteilen. (Ein vorhandener Fehler im Übernahme-Programm wurde in der Version 2.101 behoben)

Wenn Sie ein mehrteiliges freies GrabNr-Schema verwenden, so müssen die Trennzeichen zwischen den einzelnen GrabNr-Teilen gleich sein und mit dem ersten hinterlegten Trennzeichen des neuens GrabNr-Schemas (vom neuem Friedhof), das Ihr Pfarrpakets-Team für Sie angelegt hat, übereinstimmen. Ihre alte Grab-Nr wird anhand dieses Trennzeichens aufgeteilt und den Teilen der neuen Grab-Nr zugeordnet. Auch ev. Zusätze (Doppelnummern etc.) müssen durch das gleiche Trennzeichen vom Rest der GrabNr getrennt sein.

Beispiel: neues GrabNrSchema: Sektor(1)/GrabNr(5, LZ)/[Zusatz(3)] LZ = Leerzeichen als Auffüllzeichen übernommen werden beispielsweise folgende Varianten:

• "N/124" oder "N / 124". Übernommene Nr: "N/ 124"
• "N/124/125" oder "N / 124 / 125". Übernommene Nr: "N/ 124/125"
• "1 / 125a".Übernommene Nr: "1/ 125a"

nicht übernommen werden beispielsweise folgende Varianten:

• "N-124" oder "N - 124". Grund: hier ist das Trennzeichen falsch
• "N-124/125" oder "N - 124 / 125". Grund: falsches erstes Trennzeichen.
• "N/124-125". Grund: falsches zweites Trennzeichen.

Nutzungsberechtigte(r) (NB)

Warum fragt das Programm nach der Zuweisung eines NB bezüglich der Nutzungsgebühr nach (Gültig-von-Datum)?

Wenn Sie dem Grab einen NB zuweisen, dann wird Ihnen die folgende Frage gestellt: "Soll bei allen zugeordneten wiederkehrenden Gebühren dieses Grabes das Gültig-von-Datum auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt werden?"

Das "Gültig-von"-Datum für Wiederkehrende Gebühren kann auf zwei Ebenen konfiguriert werden:

• generell: bei den Gebührenarten (Stammdaten)
• individuell: im Reiter "Gebühren" in der Grab-Detailansicht

Dabei gilt, dass beim Grab hinterlegte Einstellungen immer die allgemeinen Einstellungen übersteuern. Wenn daher beim Grab bei der wiederkehrenden Gebührenart (z.B. Nutzungsgebühr) kein Beginn-Datum hinterlegt wird und das allgemeine "Gültig-von"-Datum der Nutzungsgebühr z.B. "1.1.2000" wäre, würde die Nutzungsgebühr bei der nächsten Vorschreibung für die Vergangenheit vorgeschrieben werden. Um eine rückwirkende Vorschreibung zuzulassen bzw. zu verhindern, können Sie mit "NEIN" (Datum wird nicht gesetzt) bzw. "JA" (Datum wird gesetzt) antworten.

Achtung: Bei einem Wechsel eines Nutzungsberechtigten darf die neue Vorschreibung nicht bei der letzten Zahlung (Gültig-bis-Datum) anschließen, sondern es wird frühestens mit dem Tag der Grabübernahme die neue Gebühr vorgeschrieben, deshalb sollten Sie mit "JA" antworten.

Abweichungen davon können im Nachhinein immer noch bei der Vorschreibungszeile vom Benutzer geändert werden.

Wie kann ich einen falschen Nutzungsberechtigten (GebDatum 1.1.1900) gegen die echte Person tauschen?

Personen mit Geb.-Datum 1.1.1900 und Kennzeichen "Friedhof nutzungsberechtigt" sind Nutzungsberechtigte, die aus Eigeninteresse vom Friedhof aus angelegt wurden. Sofern es zu diesen Personen auch echte Personen in der Kartei (mit gültigem Geb.-Datum oder gültiger Taufmatriken-Nr) gibt, so handelt es sich dann im ersten Fall (1.1.1900) um eine Duplette, die gegen die echte Person zu tauschen und löschen ist.

Bei Personen, die ihren Wohnsitz in einer anderen Diözese oder im Ausland haben, ist es unwahrscheinlich, dass diese in der Diözesanen Datei bereits erfasst sind, weshalb hier kein Tausch oder kein Löschen notwendig ist. Für die Bereinigung von Dupletten verwenden Sie bitte diese Anleitung.

Drucken

Warum werden auf der Grabkarte soviele nicht benötigte Gebühren angedruckt?

Auf der Grabkarte werden verrechnete Gebühren dann angedruckt, wenn bei der Gebührenart (in den Stammdaten) die Option "nicht auf Grabkarte andrucken" nicht angehakt ist. Mit dem Anhaken dieser Option, wird die jeweilige Gebühr nicht mehr auf der Grabkarte angedruckt.

Begräbnisrechnung

Warum ist der Betrag der Nutzungsgebühr in einer Begräbnisrechnung unter Umständen etwas höher als erwartet?

Beispiel: Bestattung am 28.5.2011, 10 Jahre Liegezeit, 10 EUR/Jahr Nutzungsgebühr. Vorschreibung daher ab Bestattungsdatum für die Dauer der Liegezeit, d.h. für den Zeitraum 28.5.2011-27.5.2021: die zu verrechnende Nutzungsgebühr ist 100,83 EUR.

Erklärung: Bei der Berechnung des Betrages zählt jeder angebrochene Monat als ganzer zu verrechnender Monat. Der Betrag von 100,83 Euro setzt sich wie folgt zusammen:

• Der monatliche Anteil der 10 Euro Jahresgebühr auf alle noch zu verrechnenden Monate des Jahres 2011, das sind gesamt 8 Monate von inkl. Mai bis Dezember;
• Die vollen zu verrechnenden Jahre zwischen 2011 und 2020, das sind gesamt 9; Teilbetrag daher 9 x 10 Euro = 90 Euro.
• Der monatliche Anteil der 10 Euro Jahresgebühr auf alle zu verrechnenden Monate des Jahres 2021, das sind gesamt 5 Monate von Jänner bis inkl. Mai;
• Die Monate des ersten und letzten Jahres werden zusammengezählt und ergeben 13 Monate, was einem Teilbetrag von 13/12 x 10 EUR = 10,83 EUR entspricht.

Gesamtbetrag: 90,00 + 10,83 = 100,83 EUR.

Fazit: Fällt das Bestattungsdatum nicht auf den Beginn eines Monats, dann wird der betreffende Monat anteilsmäßig immer einmal mehr verrechnet.

Warum wird das "Gültig-von"-Datum bei der Nutzungsgebühr in einer Begräbnisrechnungen ignoriert?

Für die Ermittlung des Vorschreibe-Zeitraumes einer Nutzungsgebühr gilt folgendes: Bei der Begräbnisrechnung werden Gebührenarten standardmäßig für die Dauer der Liegezeit ab dem Bestattungsdatum vorgeschrieben (unhängig von der Einstellung beim Grab).

Wenn es bereits eine Vorschreibung zur Gebührenart gegeben hat, deren Gültigkeit aber vor dem Bestattungsdatum geendet hat, wird ab dem Bestattungsdatum für die Dauer der Liegezeit vorgeschrieben.

Wenn die letzte Vorschreibung bis nach dem Bestattungsdatum vorgeschrieben wude, wird ab dem ersten Tag nach der bisherigen Vorschreibungsdauer bis zum Ende der Liegezeit vorgeschrieben.

Wenn die letzte Vorschreibung bis nach dem neuen Vorschreibungsende hinausgeht, wird nichts vorgeschrieben.

Warum funktioniert der Ausdruck mit der Variante "Rechnung ohne Zahlschein" nicht?

Der Druck von Rechnungen (Begräbnisrechnungen/Vorschreibungen) in der Variante "Rechnung ohne Zahlschein" funktioniert derzeit nur mit der Option "SEPA Zahlungsanweisung verwenden". Es wird kein Zahlschein mit SEPA-Daten ausgedruckt, sondern es werden lediglich die SEPA-Kontoinformationen als Bankverbindung am Schluss der Rechnung angedruckt.

Wenn Sie daher ohne der beschriebenen Option drucken (= "alte Zahlscheine"), dann wird die Rechnung derzeit mit den Zahlscheindaten angedruckt. Der Fehler ist gemeldet und die Behebung ist im Gange. Sie können jedoch auf die zuvor beschriebene SEPA-Variante ausweichen.

Der Andruck des Zahlscheines ist fehlerhaft, was kann ich tun?

Aufgrund unterschiedlicher Varianten bei den neuen SEPA-Zahlscheinen kann es zu Problemen beim Andruck der Zahlscheindaten kommen (falsche Position). Es ist bereits eine Anpassung beim Zahlscheindruck in Auftrag gegeben. Diese Änderung wird aufgrund des Wechsels in der Programmierung jedoch nicht vor Anfang Mai 2012 verfügbar sein.

Falls ihre Bank den derzeitigen Andruck der Zahlscheindaten nicht akzeptiert, dann verwenden Sie bitte in der Zwischenzeit für den Rechnungsdruck die Rechnungsform "Rechnung ohne Zahlschein" (mit SEPA-Option) und legen den Rechnungen einen von Ihrer Bank vorgedruckten Zahlschein (mit Ihrer Kontoverbindung) bei.

In der Rechnung können Sie auch mittels Textbaustein den Hinweis angeben, dass "aufgrund einer Programm-Umstellung der vollständige Andruck der Zahlscheindaten zur Zeit nicht möglich ist".

Wie kann eine Begräbnisrechnung ohne Grab ausgestellt werden?

Grundsätzlich ist zu sagen, dass im Friedhofsprogramm derzeit keine Rechnungen ohne Bezug zu einem Grab erstellt werden können.

Wenn Sie daher eine Begräbnisrechnung ausstellen wollen, wo die Bestattung auf einem anderen Friedhof stattfindet, müssen Sie folgende Vorgehensweise genau einhalten:

• Anlegen einer Grabart "ohne Grab". Bitte hier die Bezeichnung genau einhalten, da bei einer eventuellen späteren Umstellung (Erweiterung) nur diese Grabart berücksichtig werden wird.

• Anlegen von passenden Grablagen, z.B. "ohne1"

• Anlegen der Pfarre als Institution (falls noch nicht vorhanden)

• Anlegen eines passenden Grabes, am besten mit Hinweis "leer", "ohne" oder ä.

Als Nutzungsberechtigte dieses Grabes ist die Pfarre in Form der vorhandenen Institution zuzuordnen. Um zukünftig nicht unabsichtlich eine Vorschreibung zu generieren, ist zudem die automatische Vorschreibung beim Reiter "Stammdaten" wegzuhaken.

• Erstellen und Verbuchen der Begräbnisrechnung. Als Grab hier immer das spezielle Grab verwenden. Bei der Erstellung der Begräbnisrechnung muss die Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers eingegeben werden, d.h. die urprüngliche Adresse der Pfarre übersteuern. Erfahrene Anwender können ev. im Buchhaltungs-Modul ein neues Verrechnungs-Konto (in der Kontenplan-Verwaltung) mit den Daten des Rechnungsempfängers anlegen und das neue Verrechnungskonto vor dem Erstellen (Druck) der Begräbnisrechnung beim Nutzungsberechtigten (Pfarre) umstellen. Damit wird die Rechnung später nicht auf das Forderungskonto der Pfarre sondern auf das neue Forderungskonto verbucht. Es darf jedoch nicht darauf vergessen werden, dass bei ähnlichen Fällen zukünftig das Verrechnungskonto immer angepasst werden muss.

• Achtung: Falls der/die Verstorbene auf einem Friedhof einer anderen (oberösterreichischen) Pfarre bestattet wird und diese Pfarre ebenfalls das neue Friedhofsprogramm nutzt, muss der Verstorbene nach Ausdruck der Begräbnisrechnung vom speziellen Grab wieder gelöscht werden, weil kein Verstorbener auf zwei verschiedenen Friedhöfen "bestattet" werden kann. Falls der Verstorbene vom Grab nicht gelöscht werden muss, dann muss für den nächsten vergleichbaren Begräbnisfall eine neue Grablage "ohne2" (usw.) angelegt werden, damit im Zuge des Begräbnisassistenten der nächste Verstorbene formal auf eine "freie Grablage" gelegt werden kann.

Gebührenvorschreibung

Was kann ich tun, wenn das berechnete Vorschreibungs-Intervall (von-bis) falsch ist?

Wenn das Programm im Zuge einer Vorschreibung (oder auch Begräbnisrechnung) ein falsches Vorschreibe-Intervall (von-bis) berechnet, so deutet das darauf hin, dass beim betroffenen Grab die letzte (bezahlte) Vorschreibung noch nicht oder falsch hinterlegt ist. Für die Vorschreibung von Gräbern benötigt das Programm diese letzte Vorschreibung, um das nächste (folgende) Intervall berechnen zu können. Diese Information muss daher entweder bei einer Neuanlage manuell nachgetragen werden (Grab-Detailansicht, Reiter "Rechnungsdetails", Button "Manuelle Gebühr hinzufügen") oder wird im Zuge der Friedhofs-Übernahme aus dem alten Friedhof übernommen, sofern die Daten richtig erkannt werden.

Fehlt bei einem Grab diese letzte Vorschreibung, dann verwendet das Vorschreibe-Programm das Datum "Gültig Von", das beim Grab im Reiter "Gebühren" bei der betroffenen Gebührenart, z.B. "Nutzungsgebühr", eingestellt ist, als Beginn des Vorschreibeintervalls (= grabspezifische Datums-Einschränkung). Ist bei einem Grab kein solches Startdatum für eine Gebührenart festgelegt, so startet der berechnete Vorschreibe-Zeitraum mit jenem Datum "Gültig von", dass bei der betroffenen Gebührenart (unter Stammdaten) eingestellt ist (= generelle Datums-Einstellung).

Wenn das Vorschreibeprogramm daher einen falschen Zeitraum berechnet, dann tragen Sie bitte das letzte Vorschreibe-Intervall (wie oben beschrieben) nach, löschen die betroffene Grab-Vorschreibung aus der Liste der Vorschreibungen heraus und wiederholen die Vorschreibung für dieses Grab (Filter auf Grab nicht vergessen). Sollte das Programm noch immer falsch vorschreiben, dann melden Sie uns diesen Fehler.

Als letzte Option ist es Ihnen möglich, jede vorgeschlagene Vorschreibung in der Liste zu bearbeiten und die Daten (Betrag, Von, Bis, Adresse etc.) zu ändern. Diese Änderung bleibt allerdings nur solange bestehen, solange die Vorschreibung nicht aus der Liste gelöscht wird.

Buchhaltung

Wie werden uneinbringliche Forderungen verbucht?

Uneinbringliche Forderungen aus dem Friedhof (Begräbnisse etc.) werden auf das Konto 7760 "Uneinbringliche Forderung Friedhof- u. Begräbniskosten" gebucht: 7760 / 21XXXX.