Fragen und Antworten zu Kartei

Datenübernahme (von 2000 nach V4)

Was ist die Datenübernahme?

Unter der Datenübernahme ist der (automatisierte) Vergleich der Daten des alten Pfarrpakets 2000 mit denen des neuen V4-Programms (diözesanen Daten) gemeint, der im Zuge des Umstiegs auf das neue V4-Pfarrpaket beantragt werden kann. Datenübernahmen sind für die Module Kartei, Matriken und Friedhof vorgesehen. Bei den Karteidaten werden Personen-bezogene Informationen miteinander verglichen und Unterschiede in einem Protokoll festgehalten. Fehlende Daten auf Seiten der Diözese (V4-Kartei) werden durch entsprechende Pfarrdaten ergänzt, eine Überschreibung von vorhandenen Daten findet jedoch nicht statt. Zusätzlich werden alle gültigen Kennzeichen und Sprengel übernommen. Genaue Informationen über eine Datenübernahme erhalten Sie in der Regel nach einer Schulung per email.

Wann ist die Datenübernahme der Kartei-Daten sinnvoll?

Eine Datenübernahme der Kartei-Daten zahlt sich dann aus, wenn mind. eine der folgenden Kritierien auf Ihre Pfarre zutrifft:

• Die Kartei wird regelmäßig gepflegt, d.h. die Daten werden monatlich abgeglichen und auch im Programm von Seiten der Pfarre aktualisiert (=aktive Nutzung).
• Es sind Kennzeichen oder Sprengel in Verwendung.
• Bei den Personen sind (viele) Anmerkungen (Notizen) vorhanden

Erklärung: Im Zuge der Übernahme werden fehlende Daten auf Seiten der Diözese durch die Pfarr-Daten ergänzt sowie Sprengel, Kennzeichen und Anmerkungen übernommen. In den meisten Fällen ist eine Datenübernahme sinnvoll, es sei denn, die Kartei wird als reines Auskunftsprogramm genutzt, so dass keine Daten von der Pfarre eingegeben oder korrigiert werden (= passive Nutzung).

Wie lange dauert die Datenübernahme?

Die Datenübernahme dauert ab Versendezeitpunkt ca. 2-4 Werktage, sie kann sich jedoch aufgrund von kurzfristig vorgezogenen Projekten verzögern, wofür wir um Ihr Verständnis ersuchen. Sollten Sie innerhalb von 10 Werktagen nach Abschicken der Übernahme-Daten keine Rückmeldung von uns erhalten, können Sie gerne nochmals nachfragen.

Im Übernahme-Protokoll für die Kartei gibt es viele Einträge mit Unterschieden bei den Vornamen?

Durch einen Fehler im Übernahme-Programm wurden bis zum 24.11.2010 falsche Vornamen-Felder miteinander verglichen, weshalb in den meisten Fällen unnötige Protkoll-Einträge erzeugt wurden. Ob im Pfarrpaket V4 der Taufname vollständig ist, kann man in der Personen-Detail-Ansicht, Reiter "Matrikeninfo" im Feld "Taufname" kontrollieren. Bei Datenübernahmen seit 25.11.2010 wird bezüglich des Vornamens dann ein Protokoll-Eintrag erzeugt, wenn weder der Rufname noch der Taufname aus dem Pfarrpaket mit dem Vornamen des entsprechenden Datensatzes aus der Pfarrkartei übereinstimmt.

Werden pfarrfremde Personen aus meiner Kartei auch übernommen?

Pfarrfremde Personen können aus Ihrer Kartei nicht übernommen werden. Sie müssen diese Personen im neuen Pfarrpaket nach der Übernahme einmalig per Eigeninteresse Ihrer Pfarre zuordnen oder neu anlegen.

Ich arbeite mit Vista oder Windows7. Wo finde ich meine Datendatei(en) aus dem alten Pfarrpaket2000?

Unter Vista od. Windows7 - jedoch nicht unter dem XP-Mode für Windows 7 - kann es passieren, dass Ihre Daten-Datei sich nicht im Standard-Datenverzeichnis laut Dokumentation befindet, sondern in einem virtuellen Ordner Users\%USERNAME%\AppData\Local\VirtualStore\Program Files\Pfarrverwaltung\<Modulname>\Daten abgespeichert ist. Weiterführende Informationen finden sich auch hier:

[Kurzinfo]

[Ausführliche Information]

Beispiel (Pfarre "Musterhausen"):

zu suchende Datei: "ka_daten.mdb"

normaler Speicherort: "C:\Programme\Pfarrverwaltung\Kartei\Daten\Musterhausen\"

tatsächlicher Speicherort: "C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\VirtualStore\ProgramFiles\Pfarrverwaltung\Kartei\Daten\Musterhausen\"

Achtung: Unter Umständen wird der Ordner "C:\Users" als "C:\Benutzer" angezeigt. Bitte kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihren PC-Administrator oder die Pfarrpakets-Hotline, falls Sie die Datei nicht finden sollten.

Kartei-Abfragen/Personen-Suche

Warum werden in der Kartei-Abfrage selbst definierte Spalten (aus den Einstellungen) nicht angezeigt? (9.12.2010)

Wenn Sie Unter Kartei-Abfrage, Reiter "Abfragen" Abfragen durchführen, so verwenden Sie hier von der Diözese programmierte Abfragen, auf welche Ihre KarteiFelder-Einstellungen nicht zutreffen. Falls Ihnen wichtige Spalten fehlen, so kontaktieren Sie die Pfarrpakets-Hotline zwecks Ergänzung. Bedenken Sie jedoch, dass eine Änderung alle Pfarren betrifft und deshalb für die Mehrheit sinnvoll sein sollte.

Warum scheinen in der Kartei-Abfrage (Personen-Suche) Pfarrfremde Personen auf? (10.12.2010)

Wenn Pfarrfremde Personen in einer Abfrage (Suche) aufscheinen, so können unterschiedliche Gründe dafür existieren:

• Die Person wurde per Eigeninteresse aufgenommen. Kontrollmöglichkeit in der Personen-Detail-Ansicht, Reiter "Pfarrzuordnung".
• Die Person hat einen gemeldeten Zweitwohnsitz in der Pfarre. Kontrollmöglichkeit in der Personen-Detail-Ansicht, Reiter "Adressen"
• Es liegt ein Datenfehler vor. Bitte schicken Sie ein email an die Hotline mit den betreffenden Daten (Name, Geb-Datum, Adresse).

Was muss ich bei Abfrage der Zuzugs-/Wegzugs-Daten beachten? (13/14.7.2011)

Die Zuzugs- & Wegzugsinformationen werden nunmehr (seit 21.6.2011) vom Änderungsdatum der Adressen abgeleitet, die von den Pfarren selbst bzw. KB-Stellen gewartet werden. Der entsprechende Reiter wurde daher von "Zuzug/Wegzug" auf "Adressänderung" umbenannt. Allerdings werden derzeit nur echte Übersiedlungen und noch keine Neuanlagen berücksichtigt. Wir haben unter den diözesanen Abfragen (Abfragen Kartei - Reiter Abfragen) eine Abfrage "Zuzuege Personen" programmiert, die eine vollständige Liste der zugezogenen Personen von außerhalb (inkl. Neuanlagen) zurückgibt. Bitte benutzen Sie daher bis zur Korrektur der eigentlichen Zuzugs-Abfrage unsere diözesane Abfrage.

Achtung: Bitte beachten Sie, dass das Zuzugsdatum immer nur von dem Adress-Änderungs-Datum abgeleitet werden kann und nicht immer mit dem tatsächlichen Zuzugsdatum übereinstimmen muss. Eine Abweichung ist vor allem dann gegeben, wenn die Änderung den Kirchenbeitrags-Stellen verspätet mitgeteilt wurden.

Warum werden Personen mit schwebenden Austritt in der Geburtstagsabfrage nicht berücksichtigt? (31.5.2011)

Personen mit schwebenden Austritt haben das Religionsbekenntnis "XY". Wenn Sie daher bei der Erstellung der Geburtstagsliste nach der Religion ("Nur Römisch-Katholisch") filtern, dann werden solche Personen nicht berücksichtigt. Sie müssen die Liste mit der Filter-Einstellung "Alle" erstellen.

Warum zeigt eine Abfrage kein Ergebnis an? (20.6.2012)

Bei Kartei/Matriken-Abfragen, die eine Personenliste als Ergebnis zurückliefern, dürfen Personen ohne spezielle Korrekturen nicht doppelt aufgelistet werden. Wenn Abfragen kein Ergebnis zurückliefern, so können folgende Ursachen existieren:

1. Die Abfrage ist korrekt und auch die Daten stimmen, d.h. es gibt tatsächlich keine Daten, die (aufgrund der Suchparameter) gefunden wurden.

Bsp.: Suche nach Verstorbenen in zu engem Zeitraum

Lösung: eventuell Korrektur der Eingabewerte

1. Die Abfrage ist fehlerhaft, die zugrundeliegenden Daten stimmen jedoch.

Bsp.: "Irren ist menschlich"; in einer Abfrage hat sich leider ein Fehler eingeschlichen

Lösung: bitte kontaktieren Sie die Pfarrpakets-Hotline!

1. Die Abfrage ist korrekt, die zugrundeliegenden Daten stimmen nicht.

Bsp.: Sprengelüberschneidungen, d.h. dass (innerhalb des gleichen Sprengeltyps) zwei verschiedene Sprengelbezeichnungen (z.B. Sprengelbetreuer) auf eine Personenadresse zutreffen.

Lösung:

1.) bei Abfragen aus dem Definitionsbereich der Pfarre: Einstellungen korrigieren (z.B. Sprengeldefinitionen bei Sprengelverwaltung)

2.) bei einigen Abfragen - so auch im Falle der Sprengelbezeichnungen - kann eine Auswahl eingebaut werden, welche die Anzeige doppelter Personen ermöglicht. Allerdings stehen dann die Menüfunktionen nicht zur Verfügung.

Falls Ihnen solche Fälle auffallen, dann kontaktieren Sie bitte die Pfarrpakets-Hotline.

1. Die Abfrage ist fehlerhaft, die zugrundeliegenden Daten stimmen auch nicht.

Bsp.: doppeltes "Pech"

Lösung: bitte kontaktieren Sie die Pfarrpakets-Hotline!.