Fragen und Antworten zu Friedhof

Datenübernahme (von 2000 nach V4)

Was ist die Datenübernahme?

Unter der Datenübernahme ist der Import der Friedhofs-Daten aus dem alten Friedhofsprogramm 2000 ins neue V4-System gemeint. Im Zuge der Übernahme werden die Stammdaten (Gebühren, grablagen, Gräber etc.) automatisch angelegt sowie Nutzungsberechtigte, Verstorbene und (offene) Rechnungen (Begräbnis & Vorschreibungen) in den neuen Friedhof V4 übernommen.

Im Gegensatz zur Übernahme der Daten aus Kartei/Matriken erfolgt die Übernahme durch den Benutzer selbst, d.h. der Anwender/die Anwenderin führt den Import im neuen Friedhofsprogramm V4 selbst durch. Dies deswegen, weil der Import-Vorgang zum Teil sehr interaktiv ist; beispielsweise muss man im Zuge der Übernahme Gebührenarten mit einem entsprechenden Konto in der Buchhaltung verknüpfen oder nicht gefundene Nutzungsberechtigte neu angelegen lassen.

Voraussetzung für die Übernahme ist, dass zuvor eine Datenbereinigung im alten Friedhof durchgeführt wird. Für diese Bereinigung sowie für die anschließende Übernahme gibt es eine genaue Anleitung, die in den Benachrichtigungs-eMails (nach der Schulung) mitgeschickt wird und von hier nochmals downgeloaded werden kann. Die Daten-Übernahme ist 5-teilig und beinhaltet die folgenden Teil-Schritte:

• Import der Stammdaten (z.B. Gebührenarten)
• Import der Nutzungsberechtigten
• Import der Gräber
• Import der Verstorbenen
• Import der Gebühren

Wann ist die Datenübernahme der Friedhofs-Daten sinnvoll? Welchen Vorteil habe ich?

Eine Datenübernahme der Friedhofs-Daten zahlt sich dann aus, wenn die Bereinigung der alten Daten ohne größeren Probleme durchgeführt werden kann und der Benutzer/die Benutzerin auch das notwendige Personen-Wissen zur Kontrolle von Nutzungsberechtigten- und Verstorbenen-Daten hat. Findet das Programm beispielsweise zu einem Nutzungsberechtigten keine oder gleich mehrere Personen in der Kartei, so muss letztendlich der Anwender entscheiden. Der Erfolg der Datenübernahme hängt entscheidend davon ab, wie sorgfältig die Datenbereingiung im alten Friedhof durchgeführt wird (werden kann).

Durch die Datenübernahme erspart man sich größtenteils das manuelle Anlegen der Stammdaten (Gebührenarten, Grablagen, Gräber) sowie der Nutzungsberechtigten, Verstorbenen und offener Rechnungen. Es fallen - je nach Sorgfältigkeit der Datenbereinigung - nachträglich nur mehr geringfügige Korrekturen an, z.B. Vervollständigung von nichtbenutzten Grablagen oder manuelle Nacherfassung von Rechnungen. Genauere Informationen sind in der Anleitung (bei Frage 1.1) enthalten.

Wie lange dauert die Datenbereinigung und die Datenübernahme?

Für die Dauer der Bereinigung und der Übernahme gibt es noch keine sicheren Erfahrungswerte; eine wesentliche Rolle spielt sicherlich die Anzahl der Gräber N. Wir schätzen den Gesamtaufwand S [in h] derzeit auf S = 5 + N*5 / 200,
d.h. dass zu einem fixen Aufwand von 5 h noch weitere 5 h pro 200 Gräber dazukommen. Hat Ihr Friedhof beispielsweise 500 Gräber, dann rechnen Sie bitte mit einem (einmaligen) Umstellungsaufwand von mind. 17,5 h (S = 5 + 500 * 5 / 200). Bitte notieren Sie jedenfalls ihre Zeit und teilen Sie uns ihre Werte mit, damit wir unsere o.a. Schätzung gegebenenfalls korrigieren können.

Was ist, wenn die Datenübernahme nicht funktioniert?

Es ist unser Ziel, dass mit dem Programm 90% der Friedhöfe datenmäßig in das neue Friedhofs-Programm übernommen werden können. Jedoch müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Friedhof nicht übernommen werden kann, wenn ihre Daten (Gräber, Nutzungsberechtigte, Vorschreibungsinformationen etc.) überwiegend unvollständig, falsch formtiert sind oder von einem Durchschnitts-Friedhof (z.B. ausgefallenes Grabnummern-Schema, Gebührenarten etc.) stark abweichen. Das Übernahme-Programm toleriert verhältnismäßig viele Abweichungen, aber aus Kosten- und Zeitgründen kann keine 100%ige Übernahme-Sicherheit garantiert werden. Das ist auch der Hinweis, der in Kurzform in jedem auszufüllenden Datenblatt für das Pfarrpaket V4 angeführt ist.

Muss die Übernahme aus welchen Gründen auch immer abgebrochen werden, so kann die Ursache des Abbruchs in der entsprechenden Protokoll-Datei nachgelesen werden. Sie sollten daher prüfen, in wie weit Sie vorhandene Datenfehler im alten Friedhof (unter Access) selbst beheben können und den Teil-Import wiederholen können.

Wenn die Übernahme jedoch nicht möglich ist oder nicht fortgesetzt werden kann, so müssen Sie die Daten manuell eingeben bzw. ergänzen. Haben Sie jedoch den Verdacht oder einen sicheren Hinweis, dass es einen Fehler im Übernahme-Programm gibt, so teilen Sie uns diesen unter Angabe der genauen Umstände bitte mit. Wir werden uns dann um die baldige Behebung bemühen und Sie können dann den Teil-Import der Daten wiederholen.

Was muss ich bei der Bekanntgabe des Grabnummern-Schemas beachten?

Beim Friedhof geben Sie uns bitte den Namen (Bezeichnung) und die Gliederung (Aufbau) der Grabnummer zusammen mit einem Beispiel bekannt; für die jeweiligen Teilbezeichnungen muss die Feldlänge (=maximale Anzahl der Zeichen pro Teil) in Klammer dazugeschrieben werden. Falls Sie ein Leerzeichen als Auffüllzeichen (vorne) statt führender "0" benötigen, dann geben Sie bitte nach der Feldlänge den Hinweis "LZ", getrennt mit Komma an. zB:
a) Name: "Friedhof Musterhausen",
b) Aufbau Grabnummer: Sektor(3,LZ)-Reihe(3)-Nummer(5) z.B. " AF-001-00001"

Die drei Teile "Sektor", "Reihe" und "Nummer" sind keine zwingende Vorgabe und dienen nur als Demo-Beispiel. Sie können eine beliebige Bezeichnung wählen, ebenso wie das Trennzeichen, im Bsp. "-", Des weiteren ist der Typ - numerisch oder Text - frei wählbar, wobei wir wiederum den Text-Datentyp ("alphanumerisch") empfehlen, da hier auch Buchstaben A-Z möglich sind. Wenn Sie keinen Text-Datentyp haben wollen, dann geben Sie nach der Angabe der Feldlänge ein kleines "n" dazu, was numerisch bedeutet, z.B. 4-stellige numerische Zahl wird mit "(4n)" angegeben. Hinweis: Führende "Leerzeichen" (LZ) sind nur beim Text-Datentyp möglich.

Ein anderes gültiges Demo-Beispiel wäre demnach Name: "Friedhof Beispielhofen" Aufbau Grabnummer: Quadrant(2,LZ),Gang(3n),Grab(4,LZ) z.B. "IV,001, A10"

Auch ist es möglich, einen optionalen (nicht zwingenden) Teil - in eckigen Klammern [ ] anzugeben - , der sich für Zusätze, z.B "DG" oder "ab" eigenen könnte. Die Berücksichtigung eines optionalen Teils erfordert jedoch - bei einer Datenübernahme - eine manuelle Nachkorrektur der Gräber-Nummern im Friedhofsprogramm V4 (siehe dazu das Beispiel weiter unten). Wir empfehlen daher, auf den optionalen Teil - wenn möglich - zu verzichten und für die Übernahme eventuell gleich auf ein neues Nummern-System umzusteigen.

Unsere Empfehlungen (Standard-Schemata): ohne optionalen Teil: Sektor(3)-Reihe(3)-Nummer(5) z.B. "001-001-00001" mit optionalen Teil: Sektor(3)-Reihe(3)-Nummer(5)[/Zusatz(2)] z.B. "001-001-00001/DG" Wichtig: Die 2 Standard-Schemata sind mögliche Beispiele, die Sie für Ihren Friedhof gegebenenfalls anpassen müssen. Sie können im Zuge einer Datenübernahme auch von einem 3-teiligen auf ein kürzeres Schema (zweiteilig, einteilig) umsteigen, wenn Sie im alten Friedhof einzelne Teile, z.B. Sektor, nicht verwendet haben. Da das GrabNr-Schema nach Anlage des ersten Grabes prinzipiell nicht mehr geändert werden kann, sollte das Grabnummern-Schema gut überlegt sein. Hinweis bezüglich des optionalen Teils: Um später eine übersichtliche Sortierung der Grabnummern zu gewährleisten, empfehlen wir alle Zusätze (Doppelnummern, Kleinbuchstaben, Grabtypen etc.) in diesem Teil vorzusehen und nicht in der Grabnummer selbst. Die Zusätze müssen Sie nach einer Datenübernahme manuell in den optionalen (4-ten) Nummern-Teil "verschieben", da aus dem alten Friedhof nur ein 3-teiliges Nummernschema importiert werden kann. GrabNr-Teile, wo zwischenzeitlich die Zusätze von der alten Friedhofsnummer gespeichert werden, müssen mind. 4-stellig (oder länger) sein! dazu ein Bsp: zu übernehmende Grab-Nummer: "001-001-0027a" automat. übernommene Nummer: "001-001-0027a" manuelle Korrektur im Friedhof V4 "001-001-00027/a "