Schulungsunterlage Kartei

Das Kartei-Modul (als Teil des Pfarrpakets V4) ist ein von der Diözese Linz in Auftrag gegebenes Programm. Wichtige Änderungen (Erweiterungen, Fehlerbehebungen) werden vom Pfarrpakets-Team auf der Pfarrpakets-Homepage veröffentlicht und — nach Bedarf — auch in den Schulungsunterlagen eingearbeitet.

• Druckversion

• Aktuelle Änderungen

• Fragen und Antworten zu Kartei

Tipp: Sie können diese Schulungsunterlage auch auf Ihren PC herunterladen und ausdrucken:

Datum der letzten Änderung: 18.4.2012

Allgemeines

Allgemeines

Es gibt Daten, die nur in der Pfarre ersichtlich sind, dazu zählen:

• Kennzeichen
• Notizen
• Termine
• Kontakte

Vorgang beim Einpflegen von Änderungen:

1. Eingabe der Änderungen von der Pfarre in das Pfarrpaket V4.

2. PDF-Dokument wird generiert und an das Matrikenreferat geschickt.

3. Matrikenreferat pflegt die Daten ein.

4. Abgleich zwischen T2000 (Matrikenreferat) und SQL-System erfolgt. – Hierbei gibt es keine Information an die jeweilige Pfarre über erfolgte Änderungen.

Ausgetretene Personen und anderes Religionsbekenntnis: Diese Personen werden von der Diözese nicht mehr gewartet und daher stimmen die Daten zu diesen Personen nur teilweise. Es besteht aber die Möglichkeit, dass diese Personen von der Pfarre selbst gewartet werden.

Allgemeines zur Baumstruktur

• Grundsätzlich erfolgt die Auswahl der Hauptfunktionen in Form einer Baumstruktur, wie dies auch im Windows-Explorer üblich ist.

• Die Baumstruktur kann durch Auswahl des gelben „Pins“ aus- und eingeblendet werden.

Menüeinträge

1.) Programm/Beenden

Programm am besten immer über den Menüpunkt „Programm/Beenden“ beenden.

2.) Fenster/Alle Fenster schließen

Mit diesem Menüpunkt können alle bereits offenen Fenster geschlossen werden.

3.) Fenster/Horizontal oder Vertikal anordnen

Damit können alle offenen Fenster horizontal oder vertikal angeordnet werden.

4.) Handbuch/Drucken

Über diesen Menüeintrag kann das Handbuch im PDF-Format geöffnet werden.

5.) ?/Info

Hier ist die aktuell verwendete Versionsnummer der Pfarrverwaltung ersichtlich.

6.) ?/Support:

Über diesen Eintrag ist es möglich, dass bei Problemen oder Fragen direkt an die Diözese eine E-Mail versendet werden kann.

7.) Auswahlmenü „Diözese“ und „Pfarre“:

Im rechten Bereich der Menüleiste sind die Diözese und die Pfarre, mit welcher gearbeitet werden soll, auszuwählen.

Hinweise/Informationen

Das Kartei-Modul (als Teil des Pfarrpakets V4) ist ein Gemeinschaftsprojekt von 6 Diözesen (Gurk-Klagenfurt, Linz, Salzburg, Innsbruck, Feldkirch, Eisenstadt) und wird ständig erweitert und verbessert. Wichtige Änderungen werden vom Pfarrpakets-Team auf der Pfarrpakets-Homepage (siehe auch Punkt 5, S. 10) veröffentlicht und — nach Bedarf —- auch in den Schulungsunterlagen eingearbeitet. Auf der Homepage werden zudem die wichtigsten Fragen zum Thema Kartei beantwortet.

Aktuelle Infos: http://pfarrenwiki.dioezese-linz.at/index.php?title=Aktuell

Fragen und Antworten zur Kartei: http://pfarrenwiki.dioezese-linz.at/index.php?title=Fragen_und_Antworten_zu_Kartei

Aktuelles Dokument: Aktuelles Dokument http://pfarrenwiki.dioezese-linz.at/index.php?title=Schulungsunterlage_Kartei

Person neu anlegen

Hier können von der Pfarre Personen händisch angelegt werden.

Neuanlage einer Person:

Personentyp: hier ist zwischen den Personentypen „Einzelperson, Familien-vorstand, Ehepartner, Kind, Adoptivkind, Pflegekind, Enkelkind“ zu wählen. Bei den meisten Personentypen (außer „Einzelperson und Familienvorstand“) ist es möglich einen Familienvorstand innerhalb der Diözese zu suchen. Nach Auswahl werden Nachnamen und Adresse des Vorstandes schon automatisch befüllt.

Grund der Neuanlage: Hier ist zu wählen zwischen:

• „Person hat Hauptwohnsitz in meiner Pfarre“
• „Person hat Zweitwohnsitz in meiner Pfarre“
• „Eigeninteresse“

Person suchen

Sie können Personen über den Namen, Teile des Namens oder mit den anderen zur Verfügung stehenden Feldern suchen.

Personen können gesucht werden:

• in der Pfarre
• Diözesanweit
• in der „Österreichischen Katholikendatei“ (ÖKD) – dies ist aber eine rein informelle Suche, d.h. die Daten aus der ÖKD können nicht in die Kartei übernommen werden.

Informationen zum ÖKD-Zugang finden Sie im „ANHANG A: Zugang zur Österreichischen Katholikendatei (ÖKD)„ oder auf der Serviceseite des Pfarrpakets: http://www.dioezese-linz.at/dfk/pfarrverwaltung/edv/v4kartei_fragen.html#OEKD

Registerkarte Personensuche

• Familienname: Es wird mit dem Eingabewert des Feldes „Name“ nach dem Familiennamen der gesuchten Person gesucht.

• Ledigenname: Hier wird nach dem Namen vor der 1.Eheschließung gesucht.

• Geburtsname: Hier wird nach dem eingegebenen Geburts(tags)namen gesucht. Dies ist der Name zum Zeitpunkt der Geburt, (z.B. vor einer Legitimierung durch die Heirat der leiblichen Eltern oder durch eine Wiederverheiratung der Mutter)

• Nur Matrikenpersonen: Bei dieser Auswahl werden nur Personen gesucht, bei denen zwar Matrikendaten (Taufe, Firmung, etc.), aber keine Adressdaten vorhanden sind. Diese wurden vom Matrikenreferat „nacherfasst“, d.h. sie wurden aus den Taufbüchern eingetragen und konnten noch keiner „Wohnbevölkerung“ zugeordnet werden.

TIP: Sie müssen in die Felder nicht immer vollständige Namen/Werte eingeben. Z.B. können Sie eine Person mit Namen „Hemmelmaier“ folgendermaßen suchen:

Name: „Hemmel“ oder „Hemmelm“ (eventuell in Kombination mit Geburtsdatum oder Teil der Adresse). Die Wahrscheinlichkeit ist größer, die gesuchte Person zu finden, besonders auch dann, wenn man die korrekte Schreibweise nicht kennt – z.B „Hemmelmeyr“, „Hemmelmaier“, „Hemmelmeier“

Registerkarte Allgemeine Suche

Allgemein

Hier ist eine umfangreiche Personensuche aller verfügbaren Felder möglich. Es können verschiedene Kriterien zur Suche eingegeben werden: Klicken Sie bei Feldname auf den Pfeil und wählen Sie das Feld nach dem Sie suchen wollen (z.B. Name, Geburtsdatum,etc.). Der Operator (z.B. Beginnt mit, Gleich, etc.) gibt an, wie der Wert zu dem Feldinhalt steht. Wert ist jener Begriff nach dem Sie suchen wollen. Mithilfe von und können Sie weitere Suchzeilen aktivieren oder deaktivieren und so komplexere Suchabfragen erstellen (s. Bsp 2)

BSP! Feldname = „Name“, Operator = „Beginnt mit“, Wert = „Must“ Der Computer sucht nach Personen, welche mit Nachnamen „Must“ beginnen und findet „Max Mustermann“ sowie „Maria Musterfrau“.

BSP! es wird nach Personen gesucht, deren Geburtsdatum zwischen 1.1.2011 und 31.12.2011 liegt: